Die Digitalisierung in sozialen Einrichtungen stellt viele Organisationen vor Herausforderungen. Wie der AWO Kreisverband Ulm e.V., einer der größten Träger in der Region, mit innovativen Lösungen wie Stay Informed die Weichen für eine effizientere Zukunft gestellt hat, erklärt uns Herr Keller, kommissarischer Geschäftsführer des Verbands, im Interview.
Stay Informed: Herr Keller, können Sie uns ein wenig über Ihre tägliche Arbeit und Ihre Rolle als kommissarischer Geschäftsführer des AWO Kreisverbands Ulm e.V. erzählen?
Herr Keller:
Gerne. Wir sind ein großer Träger in der Region und beschäftigen rund 230 Mitarbeitende, die überwiegend in der Kinder- und Jugendhilfe tätig sind. Insgesamt betreiben wir etwa 25 Einrichtungen in Ulm, wobei wir die App Stay Informed bisher nur im Kita-Bereich eingeführt haben.
Stay Informed: Welche Herausforderungen standen Sie und Ihre Organisation vor der Einführung unserer Lösung gegenüber?
Herr Keller:
Da gab es einige, vor allem im Bereich der Bürokratie. Der Zeitaufwand für die Elternkommunikation war enorm, da vieles noch auf Papier erledigt wurde. Wir hatten eine regelrechte „Zettelwirtschaft“, keine Möglichkeit der schnellen Überprüfung und mussten Unmengen an Elternbriefen drucken und verteilen. Besonders aufwändig war es, Umfragen oder Abfragen durchzuführen und auszuwerten. Auch die Terminplanung für Elterngespräche hat viel Zeit in Anspruch genommen und unsere Pinnwände waren überladen mit Informationen.
Stay Informed: Wie sind Sie auf unsere Lösung aufmerksam geworden, und was hat den Ausschlag für die Entscheidung gegeben?
Herr Keller:
Wir wurden auf Stay Informed durch Empfehlungen anderer Kita-Träger aufmerksam, die uns den Nutzen sehr klar herausgestellt haben. Auch die Beratung vor der Einführung war hervorragend. Der gesamte Prozess war transparent und die Abwicklung verlief zügig. Das hat uns überzeugt.
Stay Informed: Welche Veränderungen haben Sie seit der Einführung beobachten können?
Herr Keller:
Die Verbesserungen sind deutlich spürbar. Es gibt eine erhebliche Zeitersparnis für unsere Kita-Leitungen und das pädagogische Personal. Die Elternkommunikation ist jetzt viel schneller und sicherer, was auch von den Eltern sehr geschätzt wird. Abfragen und die Einbindung der Familien erfolgen nun häufiger und unkomplizierter. Dazu kommt, dass wir durch die eingesparte Zeit mehr Raum für die pädagogische Arbeit haben. Nicht zu vergessen: Auch die Kosten für Papier und Druck sind merklich gesunken.
Stay Informed: Gibt es bestimmte Funktionen unserer Lösung, die Sie besonders schätzen?
Herr Keller:
Absolut. Besonders hilfreich sind die Funktionen „Nachrichten schreiben“, „Rückmeldung“ und die digitale Pinnwand. Diese Features erleichtern den Alltag unserer Einrichtungen enorm.
Stay Informed: Können Sie abschätzen, wie viel Zeit und Ressourcen durch unsere Lösung eingespart werden konnten?
Herr Keller:
Wir sparen sicherlich mehrere Stunden pro Woche ein, allein durch den Wegfall des aufwändigen Rücklaufs von Elternbriefen und anderen Formularen. Die freigewordene Zeit fließt direkt in die pädagogische Arbeit mit den Kindern, was natürlich das Hauptziel ist.
Stay Informed: Wie würden Sie den Mehrwert der Lösung in wenigen Worten beschreiben?
Herr Keller:
Effizient, sicher, transparent.
Stay Informed: Haben Sie eine Veränderung in der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden festgestellt?
Herr Keller:
Ja, eindeutig. Durch die Zeitersparnis können sich die Mitarbeitenden wieder mehr auf ihre eigentliche pädagogische Arbeit konzentrieren. Viele schätzen die einfache Handhabung der digitalen Lösung im Vergleich zu den früheren papierbasierten Prozessen. Die allgemeine Zufriedenheit ist auf jeden Fall gestiegen.
Stay Informed: Gibt es Bereiche, in denen Sie sich noch Verbesserungen wünschen würden?
Herr Keller:
Diese Punkte haben Sie bereits aufgegriffen, vor allem mit den neuen Modulen wie der Zeiterfassung, die ab Dezember verfügbar sind. Das ist ein Schritt in die richtige Richtung.
Stay Informed: Würden Sie Stay Informed anderen Trägern empfehlen?
Herr Keller:
Definitiv. Die Lösung bietet ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis, eliminiert die Zettelwirtschaft, ermöglicht eine schnelle Überprüfbarkeit und sorgt dafür, dass Informationen sicher und schnell an die Eltern gelangen. Auch Umfragen und Abfragen sind jetzt einfacher und effizienter umzusetzen. Das alles spart Zeit und schafft Platz – nicht nur auf den Pinnwänden, sondern auch in den Köpfen.
Stay Informed: Zum Abschluss: Haben Sie einen Ratschlag für andere Träger, die über die Einführung digitaler Lösungen nachdenken?
Herr Keller:
Mein wichtigster Tipp: Die Mitarbeitenden von Anfang an in den Prozess einbinden. Ohne ihre Akzeptanz und Unterstützung wird es schwierig. Es ist entscheidend, dass sie die Vorteile einer solchen Lösung sehen und ihre Bedenken ernst genommen werden.
Stay Informed: Vielen Dank, Herr Keller, für dieses aufschlussreiche Gespräch!
Herr Keller:
Sehr gerne. Ich hoffe, unser Beispiel inspiriert andere Träger, den Schritt in die Digitalisierung zu wagen.
Ein Schritt in die digitale Zukunft
Das Gespräch mit Herrn Keller zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung den Alltag in sozialen Einrichtungen bereichern kann. Mit der Einführung von Stay Informed konnte der AWO Kreisverband Ulm e.V. nicht nur Bürokratie abbauen und wertvolle Zeit sparen, sondern auch die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Eltern steigern. Die dadurch geschaffenen Freiräume kommen unmittelbar den Kindern und Jugendlichen zugute – ein Gewinn für alle Beteiligten. Die Erfahrung des AWO Kreisverbands Ulm macht deutlich: Digitalisierung ist keine Herausforderung, die man fürchten muss, sondern eine Chance, die es zu nutzen gilt. Durch den gezielten Einsatz digitaler Lösungen können Organisationen nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch ihre eigentliche Mission – die Unterstützung und Förderung von Menschen – noch besser erfüllen. Ein inspirierendes Beispiel, das hoffentlich viele weitere Träger dazu ermutigt, den digitalen Wandel aktiv zu gestalten.
