Datenschutzerklärung

Sie interessieren sich als Einrichtung für den Einsatz der Stay Informed Lösung?

Falls Sie Fragen zur Datenverarbeitung innerhalb unserer Stay Informed Lösung haben, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir stellen Ihnen alle relevanten Informationen und Dokumente wie z.B. Nutzungsvertrag, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Sicherheitskonzept und Zertifikate zur Verfügung.

 

Sie suchen die Datenschutzerklärung für die Stay Informed Lösung?

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich nicht auf die Stay Informed Lösung selbst, da wir diese nur „im Auftrag“ für die Träger bzw. Einrichtungen herstellen und die dazu nötigen Systeme betreiben. Allgemeine Informationen zum Datenschutz der Stay Informed Lösung stellen wir in den jeweiligen App-Stores und in der Lösung selbst bereit.

 

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Verantwortlicher für diese Website, die Social-Media-Kanäle sowie für die Stay Informed Lösung:

 

Stay Informed GmbH
Basler Straße 67
79100 Freiburg
Telefon: +49(0)761 610899-0

E-Mail: info@stayinformed.de

 

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1. Allgemeine Informationen

Als Anbieter der Stay Informed Lösung sind hohe Datenschutzstandards und die Sicherheit unserer IT-Systeme von besonderer Bedeutung für unser Unternehmen, dessen Geschäftsmodell auf der Vernetzung von Menschen und der Übermittlung von Kommunikation beruht. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Die nachfolgenden Hinweise geben einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer Daten.

 

Allgemein gilt:

• Unsere Dienstleister, die mit Ihren personenbezogenen Daten in Kontakt kommen könnten, wurden sorgfältig ausgewählt, und es wurden jeweils Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen.
• Ihre personenbezogenen Daten speichern wir nur so lange, wie es erforderlich ist. Auf Wunsch anonymisieren oder löschen wir Ihre Daten, sofern keine rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Unsere MitarbeiterInnen werden regelmäßig in Datenschutzfragen und Vertraulichkeit geschult und zur Einhaltung der Vertraulichkeit verpflichtet.
  
  

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2. Kontakt per E-Mail, Telefon, Veranstaltungen oder über die Website

Wir nutzen Kontaktinformationen (in der Regel Name, Adresse des Arbeitgebers, Kontaktdaten, Funktion, Anliegen, Zeitpunkt), um mit Ihnen in Kontakt zu treten, falls Sie uns kontaktiert haben oder wir von einem beidseitigen Interesse an einer Zusammenarbeit ausgehen. Anfragen, die uns per E-Mail oder über das Kontaktformular erreichen, speichern wir für die Dauer des Kontakts, um eine optimale Begleitung zu gewährleisten. Auf Wunsch löschen wir diese Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

 

IT-Dienstleister:

• Unser E-Mail-Provider ist die Inxmail GmbH, die für den Versand der E-Mails zertifizierte Rechenzentren eines deutschen Betreibers nutzt.
• Unsere Website wird über HubSpot betrieben und auf deren Servern in Irland gespeichert. Siehe unten für weitere Details zu HubSpot.
• Zur Telefonie nutzen wir das Voice-Over-IP-System Cloudya der NFON AG, welches ausschließlich zertifizierte Rechenzentren deutscher Betreiber nutzt.

Rechtsgrundlagen:

• Beantwortung von Anfragen, Zusendung angeforderter Informationen [Art. 6 (1) b) DSGVO]
• Beidseitiges Interesse an der direkten Kommunikation [Art. 6 (1) f) DSGVO]
  
  

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3. Anfragenverwaltung

Je nach Anliegen (z.B. Support, Angebots- oder Datenschutzanfrage) wird Ihre Anfrage in unser Ticketsystem Zammad weitergeleitet, um Ihnen die bestmögliche Unterstützung zu bieten. Wir speichern Ihre Anfrage für die Dauer des Kontakts und löschen sie auf Wunsch, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

 

IT-Dienstleister:

Das Ticket-System wird von der Zammad GmbH bereitgestellt und in zertifizierten Rechenzentren deutscher Betreiber gehostet.

 

Rechtsgrundlagen:

• Beantwortung von Anfragen [Art. 6 (1) b) DSGVO]
• Kommunikation im berechtigten Interesse der jeweiligen Arbeitgeber [Art. 6 (1) f) DSGVO]
  
  

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4. Kundenverwaltung (Geschäftskunden)

Wir verwalten alle KundInnen und deren AnsprechpartnerInnen in einem Customer-Relation-Management-System (CRM). Dort speichern wir, mit welchem Anliegen Sie uns kontaktiert haben und welche unserer Produkte Sie nutzen. Bei Kündigung wird eine Kontaktsperre gesetzt, um eine erneute Kontaktaufnahme zu verhindern. Fehlerhafte oder veraltete Daten werden auf Anfrage korrigiert.

 

IT-Dienstleister:

 

Das CRM wird in einem zertifizierten Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH betrieben.

 

Rechtsgrundlage:

• Kommunikation im gegenseitigen Interesse der Vertragspartner [Art. 6 (1) f) DSGVO]
  
  

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5. Kundenkommunikation / Werbung / Newsletter

Zur Kundenkommunikation nutzen wir Klick-Tipp (und speichern dort Name, E-Mail-Adresse, Klick-/Lesehistorie). Darüber senden wir Ihnen in unregelmäßigen Abständen Produkt- und Kundeninformationen zu. Eine Abmeldung ist jederzeit über den Abmelde-Link in der E-Mail möglich, oder alternativ über eine Nachricht an uns.

 

IT-Dienstleister:

 

Zur Information der InteressentInnen und KundInnen verwenden wir das Mailing-System der Klick-Tipp Limited.

 

Rechtsgrundlage:

• Zusendung von Informationen inkl. Werbung [Art. 6 (1) f) DSGVO]
  
  

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6. Kundenumfragen

Kundenumfragen werden durchgeführt, um Feedback zur Verbesserung der Stay Informed Lösung zu sammeln. Wir nutzen hierfür Lamapoll und Microsoft Forms. Eine Teilnahme an den Umfragen ist freiwillig, und eine Abmeldung vom Umfrageverteiler ist jederzeit möglich.

 

IT-Dienstleister:

• Umfrageplattformen Lamapoll und Microsoft Forms.

Rechtsgrundlage:

• Unser Interesse an Kundenzufriedenheit und Produktentwicklung [Art. 6 (1) f) DSGVO]
  
  

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7. Bewerbung

Bewerbungen werden über die Bewerbungs- und Personalverwaltungssoftware Factorial verwaltet und gespeichert. Ihre Bewerbung wird von der Personalabteilung, Geschäftsführung und den zuständigen Fachabteilungen bearbeitet. Bei Absagen löschen wir Ihre Daten nach drei Monaten. Sollten Sie für zukünftige Stellen infrage kommen, setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung, um eine mögliche Speicherung im Bewerberpool abzuklären.

 

IT-Dienstleister:

 

Bewerbungsunterlagen werden in der Bewerbungssoftware Factorial der Factorial HR Services SL gespeichert.

 

Rechtsgrundlagen:

• Feststellung Ihrer Eignung für die ausgeschriebene Stelle [Art. 6 (1) b) DSGVO]
• Verteidigung gegen Rechtsansprüche [Art. 6 (1) f) DSGVO]
  
  

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8. Datenverarbeitung im Rahmen des Website-Besuchs

Beim Besuch unserer Website werden bestimmte Daten (Zeitpunkt, aufgerufene Seite, IP-Adresse, Browser-Typ) erfasst. Die IP-Adresse wird nur teilweise protokolliert. Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht. Die Website wird gehostet und verwaltet über die Plattform HubSpot. Zur statistischen Auswertung der Website-Besuche nutzen wir zusätzlich Matomo.

 

IT-Dienstleister:

 

Unsere Website wird über HubSpot betrieben. Informationen und Inhalte werden auf HubSpot-Servern in Irland gespeichert und dienen der Kundenverwaltung und -betreuung sowie der Analyse der Website-Nutzung. Zur Analyse verwenden wir Matomo Analytics, eine Open-Source-Software, die auf unserem eigenen Server betrieben wird und ohne Cookies arbeitet.

 

Rechtsgrundlagen:

• Bereitstellung von Webseiteninhalten und Produktinformationen [Art. 6 (1) b) DSGVO]
• Berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Website-Nutzung und -Analyse [Art. 6 (1) f) DSGVO]

HubSpot und Matomo

 

Unsere Website nutzt HubSpot für die Verwaltung von Content, E-Mail-Marketing, Social Media, Reporting und Kontaktmanagement. Zur Analyse der Website-Nutzung verwenden wir Matomo, welches die Daten anonymisiert auf unserem eigenen Server speichert. So bleibt die Auswertung datenschutzkonform, und ein Personenbezug ist nicht möglich.

 

Weitere Informationen:

• HubSpot ist nach dem „EU - U.S. Privacy Shield Framework“ zertifiziert und entspricht den Datenschutzanforderungen der EU.
• Matomo wird ohne den Einsatz von Cookies genutzt und protokolliert nur anonymisierte Daten.

Kontakt zu HubSpot:

HubSpot European Headquarters
Ground Floor, Two Dockland Central
Guild Street, Dublin 1, Ireland
Telefon: +353 1 5187500

 

Die von uns erfassten Informationen unterliegen dieser Datenschutzbestimmung und werden gemäß Art. 28 DSGVO verarbeitet. HubSpot ist nach dem „EU - U.S. Privacy Shield Framework“ zertifiziert und unterliegt dem TRUSTe 's Privacy Seal.

Weitere Informationen zu HubSpot-Datenschutzbestimmungen finden Sie hier.

 

 

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9. Onlinepräsenzen in sozialen Medien

Zusätzlich zu unseren eigenen Informationsangeboten betreiben wir Profile auf sozialen Netzwerken und Plattformen. Wir verarbeiten Ihre Daten, wenn Sie mit uns auf diesen Plattformen kommunizieren, und nutzen die Analysemöglichkeiten der Plattformen.

• Facebook: Datenschutzerklärung
• Instagram: Datenschutzerklärung 
• LinkedIn: Datenschutzerklärung 

Rechtsgrundlage:

• Berechtigtes Interesse an Information und Kommunikation mit Interessenten [Art. 6 (1) a) DSGVO]
  
  

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10. Ihre Rechte

Falls Sie Fragen haben, können Sie gerne Kontakt zu uns aufnehmen. Wir geben Ihnen gerne Auskunft darüber, welche Daten von Ihnen bei uns gespeichert sind und wie wir sie verarbeiten. Sie haben jederzeit und ohne formale Anforderungen das Recht auf

• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten
• Einschränkung der Datenverarbeitung
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns
• Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Datenübertragbarkeit, sofern Sie eigene Daten bereitgestellt haben
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Er stellt ein Online-Beschwerdeformular bereit.